Getting and validating data
Sebelum mempertimbangkan cara mengakses data, Anda harus memastikan sumber data yang akan Anda analisis. Lalu, Anda harus membuat rencana untuk memindahkan data tersebut dari tempat penyimpanannya ke komputer Anda. Untuk memperoleh data, ikuti proses tiga tahap: tentukan data, pindahkan data, akses data.
A. Tentukan Data
Pertama, Anda harus mengetahui sumber dan penyedia data, lalu pelajari semua hal tentang data tersebut. Anda perlu mengetahui karakteristik data sehingga dapat meminta data yang tepat kepada pihak yang memiliki data tersebut. Langkah ini menjadi bagian yang sangat penting dalam proses analisis data.
Sebagai contoh, Anda diberi tugas untuk melakukan audit terhadap persediaan. Untuk keperluan analisis, data yang diperlukan adalah data persediaan. Dengan mengomunikasikan hal ini dengan bagian akuntansi, Anda kemudian harus menanyakan di mana Anda bisa memperoleh data tersebut, bagaimana data tersebut disimpan. Jika secara fisik data tersebut dikelola oleh bagian sistem informasi, Anda bisa melakukan sedikit wawancara untuk mengetahui karakteristik data persediaan, misalnya record layout.
Setelah itu, Anda harus mengajukan permintaan data secara spesifik kepada staf sistem informasi. Agar mudah dimengerti, permintaan tersebut sebaiknya disampaikan secara tertulis, seperti disajikan pada misalnya dengan format berikut.
B. Pindahkan Data
Selanjutnya, Anda harus menentukan cara memperoleh data dari tempat asal penyimpanannya ke sebuah media yang memungkinkan Anda untuk membaca data tersebut. Metode yang Anda gunakan untuk memindahkan data tergantung dari ukuran file, media penyimpanan, dan ketersediaan teknologi pendukung. Staf sistem informasi biasanya akan memberikan rekomendasi berkaitan proses pemindahan data. Secara teoretis, proses pemindahan tersebut bisa dilakukan dengan dua cara: langsung dan tidak langsung.
1. Pemindahan Langsung
Dengan menggunakan metode langsung maka auditor akan mengakses data langsung dari lokasi dimana data tersebut tersimpan dan yang diakses adalah data yang sedang digunakan oleh aplikasi yang diaudit. Metode ini dapat dilakukan dengan melalui jaringan komputer (LAN/WAN) atau langsung di server dimana data tersebut disimpan. Metode ini akan memberikan keleluasan bagi auditor untuk memilih data yang akan digunakan serta akan selalu memperoleh data yang terbaru. Yang harus dipertimbangkan dalam melakukan pendekatan ini adalah jika data yang diakses melalui jaringan komputer tersebut ukuran sangat besar maka akan dapat mempengaruhi kecepatan komunikasi komputer-komputer lain yang berada di jaringan yang sama.
2. Pemindahan Tidak Langsung
Dengan menggunakan metode tidak langsung maka auditor akan menyalin data yang akan diaudit dan memindahkannya melalui media sementara ke komputer auditor. Metode ini dapat dilakukan menggunakan media sekunder, seperti CD-ROM, hard disk eksternal, zip drive, tape drive atau media lainnnya. Jika dimungkinkan auditor juga dapat menyalin data yang akan diaudit melalui jaringan komputer dan memindahkannya ke komputer auditor. Metode akan menghilangkan resiko munculnya masalah pada jaringan komunikasi ataupun pada aplikasi yang diaudit sendiri jika data diakses secara langsung. Namun metode ini hanya memberikan auditor data sampai dengan saat data tersebut disalin dan jika auditor memerlukan data yang terbaru maka auditor harus melakukan kembali penyalinan data yang terbaru tersebut. Metode tidak langsung data adalah yang paling banyak dipilih oleh auditor dalam memperoleh akses ke data yang akan dianalisis. Pembahasan pada tulisan ini juga menggunakan asumsi pemindahan data tidak langsung.
C. Akses Data
Akhirnya, setelah memindahkan data ke media yang bisa diakses, Anda kini bisa memulai proses mengakses data, yaitu membuka atau membaca file tersebut dan menyimpannya dalam format Microsoft Excel (.xls). Sebagai ilustrasi, setelah memperoleh file inventor.dbf yang disimpan dalam CD tersebut, Anda membuat folder data pada drive C di komputer kerja Anda (C:/Data) dan meng-copy filenya ke folder tersebut. Setelah file dicopy, Anda bisa membaca file tersebut dengan dua cara: Open dan Import Data.
1. Open
Yang Anda lakukan dengan metode ini adalah membuka data seperti membuka file pada umumnya. Dengan cara ini Anda tinggal mencari dan memilih file pada tempat penyimpanan. Sebagai contoh, setelah memperoleh data dalam CD, Anda lalu memindahkannya ke harddisk dalam folder C:/data.
Langkah:
- Tekan menu File lalu pilih Open
- Tekan menu File lalu pilih Open
- Pada saat muncul kotak dialog Open, file tersebut tidak tampak di folder tersebut, karena format file yang tersimpan tersebut bukan .xls. Untuk memunculkannya, pilih All Files pada menu dropdown Files of Types seperti terlihat pada gambar. Setelah muncul, pilih file inventor.dbf, dan tekan Open.
- Simpan file dengan perintah Save As dengan nama “Inventory”.
2. Import Data
Import data pada dasarnya juga merupakan proses membaca data akan tetapi dengan cara membuat koneksi dengan sumber data aslinya. Dengan metode ini, data yang Anda baca selalu terhubung secara online dengan file aslinya. Data yang ditampilkan akan berubah seandainya memang ada perubahan data pada file inventor.dbf dan Anda meng-update-nya.
Langkah:
- Pilih menu Data –Import External Data – Import Data.
- Setelah itu akan muncul kotak dialog Select Data Source, lalu buka inventor.dbf yang terletak pada direktori C:/Data.
- Selanjutnya akan muncul kotak dialog Import Data yang memberi pilihan dimana file tersebut akan diletakkan. Secara default, file akan ditempatkan mulai sel A1. Lalu tekan OK.
- Simpan file dengan nama “Persediaan”.
